グループウェアとは、組織内のコンピュータでネットワークを構成することにより、情報を共有するシステムです。

これにより、組織の構成員の顧客情報やスケジュールなどを構成員全体で確認することができるようになります。その最大のメリットは、これによって仕事の能率化を図れることにありますが、パソコンだけでなくスマートフォンでもグループウェアを利用できるため、場所を問わずに利用できることや、これらの端末を利用することで、紙資源を節約することができるという点も、大きなメリットと言えるでしょう。

一方、グループウェアの問題点としては、まず導入には相応の手間と費用がかかるという点が挙げられます。

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そのため、まずは本当にグループウェアが必要であるかどうかを検討する必要があります。



このようなシステムは、構成員の数が多いほど力を発揮するようになるため、構成員の個々人が顔見知りであり、簡単に情報を共有できるような小規模な組織では、無理に導入する必要はないと言えます。

また、グループウェアには管理者権限があり、管理者の許可がない場合、情報の共有は制限されます。

これは、情報の流出を防ぐというメリットもあるのですが、その一方で大規模な情報の共有を制限することになり、どうしても、情報の共有は部門内程度に留まってしまうことになります。

そのため、基本的には、組織全体ではなく、部門内で情報を共有するためのシステムであると考えた方が良いでしょう。